അതിനായി ആദ്യം Reports ല് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക .
തുടര്ന്നുവരുന്ന വിന്ഡോയില് Report name നു നേരെ അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഒരു പേരുനല്കുക.
അതിനുശേഷം
Select criteria ക്കു താഴെയുള്ള എല്ലാ ചെക്ക് ബോക്സുകളിലും ടിക് മാര്ക്ക് ഇടുക.
തുടര്ന്ന് താഴെയുള്ള Class In നു താഴെ വരുന്ന ബോക്ലില് ഏത് ക്ലാസിലേയാണോ നാം ചെക്ക് ചെയ്യുവാന് പോകുന്നത് പ്രസ്തുത ക്ലാസിനു ഇടതുവശത്തെ ചെക്ക് ബോക്സില് ടിക് മാര്ക്ക് ഇടുക.
( ഉദാ: 10 )
തുടര്ന്ന് Division In എന്നതില് നാം സെലക്ട് ചെയ്യണം . ഇവിടെ ഉദാഹരണമായി 10 C 2012-2013 എന്നതിനു ഇടതുവശത്തെ ചെക്ക് ബോക്സില് ടിക് മാര്ക്ക് കൊടുത്തിരിക്കുന്നു.
ശേഷം Select and order the fields to be shown in the report എന്നതിനുതാഴെയാണ് കാര്യങ്ങള് ചെയ്യേണ്ടത്
അതിനായി ആദ്യം നിങ്ങളുടെ സ്കൂളിലെ Admission Register തുറന്ന് പരിശോധിക്കുക. അതില് തുടര്ച്ചയായി വരുന്ന കോളം ഹെഡ്ഡിംഗുകള് നോക്കി ഓര്ത്തുവെക്കുക .
ഇനി അതിനനുസരിച്ച് വേണം എല്ലാ ഫീല്ഡുകളും സെലക്ട് ചെയ്ത് ഓര്ഡര് ചെയ്യേണ്ടത് . ഇപ്രകാരം ചെയ്താല്
Admission Register തുറന്നുവെച്ച് വിദ്യാര്ത്ഥികളുടെ വിവരങ്ങള് പരിശോധിക്കുന്നതിന് എളുപ്പമാകും .
തുടര്ന്ന് റിപ്പോര്ട്ട് സേവ് ചെയ്ത് അത് ഓപ്പണ് ചെയ്യുക.( csv extn ആയുള്ള ഫയലായി )
( Open ചെയ്യുമ്പോള് semicoln , coma എന്നീ ചെക്ക്ബോക്സുകളില് ടിക് മാര്ക്ക് കൊടുക്കുവാന് മറക്കരുത്)
ഇനി ഫയല് ഓപ്പണ് ചെയ്യുമ്പോള് ഒന്നാമത്തെ റോ ഉയരം കൂട്ടി ഫോര്മാറ്റ് സെല്സില് അനുയോജ്യമായ
മാറ്റങ്ങള് വരുത്തി അലൈന് ചെയ്യുക.
ഒന്നാമതായി ഒരു പുതിയ കോളം ഇന്സര്ട്ട് ചെയ്ത് അതിന് സീരിയല് നമ്പര് എന്ന പേര് കൊടുക്കുക.
എല്ലാ സെല്ലുകള്ക്കും ബോര്ഡര് സെലക്ട് ചെയ്യുക.
എല്ലാ കോളത്തിന്റേയും വീതി ക്രമികരിക്കുക.
Table സെലക്ട് ചെയ്ത് Admission Number എന്ന കോളം data --> sort ല് പോയി Ascending ആക്കുക.
ഇത് Admission Register ലെ ക്രമത്തില് പരിശോധിക്കുന്നതിന് എളുപ്പമക്കും
തുടര്ന്ന് പട്ടിക സെലക്ട് ചെയ്ത് data --> filter --> autofilter എന്ന ക്രമത്തില് മുന്നേറുക.
ഇതുവഴി ഒന്നാം ഭാഷ ,മതം , ജാതി , ..... തുടങ്ങിയ ഫീല്ഡുകള് പരിശോധിക്കുന്നത് എളുപ്പമാക്കും .
തുടര്ന്ന് Admission Register വെച്ച് ഓരോ കോളവും ഏരോ കീ ഉപയോഗിച്ച് പരിശോധിക്കാം .
തുടര്ന്ന് ഫയല് എക്സല് ഫോര്മാറ്റില് സേവ് ചെയ്താല് പിവട്ട് ടേബിള് ഉപയോഗിച്ച് കൃത്യമായ എണ്ണം ഓരോ ഫീല്ഡിന്റേയും ലഭിക്കുന്നതായിരിക്കും .
( പിവട്ട് ടേബിള് എക്സലില് ഇന്സര്ട്ട് മെനുവിലാണെന്ന കാര്യം ഓര്ക്കുക )
